Privacyverklaring sollicitanten

Versie 6 maart 2023 

In deze privacyverklaring staat beschreven hoe de Koninklijke Bibliotheek (KB), omgaat met persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van jouw sollicitatie. We hechten veel waarde aan privacy en we zullen jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg behandelen en beveiligen. Bij de hieronder genoemde verwerkingen is de KB als verwerkingsverantwoordelijke aan te merken, tenzij anders aangegeven. 

Wie is de KB?

De KB is de nationale bibliotheek van Nederland: vanuit de kracht van het geschreven woord dragen we bij aan een slimmer, vaardiger en creatiever Nederland. Dit doen we samen met partners in het domein van de openbare bibliotheken, het erfgoed en de wetenschap. Als nationale bibliotheek maakt de KB de bibliotheekcollectie-Nederland zichtbaar, bruikbaar en houdbaar. De toegang tot dit gezamenlijke bezit van publiek gefinancierde bibliotheken zorgt ervoor dat mensen op nieuwe ideeën worden gebracht en op elkaars inzichten kunnen voortbouwen. Het adres van de KB is: Prins Willem-Alexanderhof 5, 2595 BE Den Haag. Het KvK-nummer is 27377634.

Op wie is deze Privacyverklaring Sollicitanten van toepassing?

Deze Privacyverklaring Sollicitanten is van toepassing op iedereen die solliciteert op een vacature (vaste baan, tijdelijke baan, stageplaats, onderzoeksplek of externe inhuur) bij de KB.

Welke gegevens worden verwerkt?

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt door een uitzendbureau of een werving- en selectiebureau waarbij je staat ingeschreven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan zakelijke social media platforms. Je verstrekt  bij een sollicitatie de volgende persoonsgegevens aan ons:

• Voornaam, achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• CV en alle gegevens die daarin vermeld zijn
• Motivatiebrief
• Extra informatie die jij of wij nuttig zouden kunnen vinden

Verder kunnen wij zakelijke social media platforms, zoals LinkedIn raadplegen. We zullen de langs deze weg verkregen informatie met vermelding van de bron tijdens de sollicitatie met je bespreken. Wij verzamelen en gebruiken geen van jou op internet beschikbare informatie die duidelijk geen zakelijk karakter heeft en die niet noodzakelijk of relevant is voor de openstaande vacature.

Met welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. We verzamelen en gebruiken jouw gegevens: 

• Om deze te vergelijken met de huidige vacatures bij de KB;
• Ten behoeve van de communicatie ten aanzien van de wervings- en selectieprocedure;
• Om contact met je op te nemen voor het inplannen van sollicitatiegesprekken;
• Om je informatie te geven over andere relevante vacatures bij de KB;
• Ten behoeve van het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.
• Bij selectieprocedures waarbij een assessment en/of psychologische test wordt afgenomen: om de relevante gegevens door te geven aan het bureau dat in opdracht van ons deze testen afneemt;

Wat is de rechtsgrond van de verwerking?

Een verwerkingsverantwoordelijke mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De drie rechtsgronden waar de KB zich bij een sollicitatieprocedure op baseert, zijn: 

• Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst 
  Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelen we persoonsgegevens met het oog op een te sluiten arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst
• Toestemming 
  Als je bij ons solliciteert, vragen we je toestemming om je persoonsgegevens één jaar te bewaren als je niet geselecteerd zou worden voor de functie, stageplaats of onderzoeksplek. Als je hiervoor toestemming hebt verleend, dan heb je ook altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken. Dat kan per e-mail via @email
• Gerechtvaardigd belang 
  Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op jouw privacy. Zo kunnen wij bijvoorbeeld voor de vacature relevante persoonsgegevens beschikbaar op zakelijke social media platforms raadplegen.

Wie heeft toegang tot je gegevens?

Jouw persoonsgegevens zijn alleen zichtbaar voor medewerkers van de KB die vanuit hun functie of rol betrokken zijn bij de vacature waarop je solliciteert. Dit kunnen medewerkers van de afdeling HR en/of recruitment zijn, maar ook een vacaturehouder of lid van de selectiecommissie heeft toegang tot jouw gegevens.

Delen wij jouw persoonsgegevens met derden?

Wij delen de persoonsgegevens die wij ten behoeve van je sollicitatie verwerken niet met derden, tenzij we hiervoor je voorafgaande toestemming hebben ontvangen of wij dit wettelijk verplicht zijn. Indien bijvoorbeeld tijdens de sollicitatieprocedure een assessment of opdracht wordt afgenomen door een externe partij, verstrekken wij deze partij alleen jouw persoonsgegevens als je hiermee vooraf hebt ingestemd. Als je sollicitatie via een uitzendbureau of werving- en selectiebureau verloopt, dan verstrekken wij het uitzendbureau of werving- en selectiebureau informatie over de voortgang en het resultaat van de sollicitatieprocedure.

Zijn er verwerkers?

Wij kunnen voor het verwerken van jouw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers mogen jouw persoonsgegevens dus niet voor hun eigen activiteiten en doeleinden gebruiken. De recruitmentmodule op onze website wordt gehost bij een externe dienstverlener. Dat houdt in dat persoonsgegevens die jij via de recruitmentmodule verstrekt, op de servers van deze dienstverlener staan. Deze dienstverlener is een verwerker met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Wat als je je gegevens wilt inzien, corrigeren of verwijderen? 

Je hebt het recht om de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien. Je kunt daarvoor een  gespecificeerd verzoek sturen naar @email, onder vermelding van je naam en adres. Wij zullen in beginsel binnen één maand op een verzoek tot inzage of correctie reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen we de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren, een uitzondering in de AVG staat of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Als je na je sollicitatie bij ons in dienst treedt, je stage of je onderzoek begint, bewaren we de door jou tijdens de sollicitatie verstrekte persoonsgegevens als onderdeel van je personeelsdossier tot uiterlijk vijf jaar na je uitdiensttreding of de beëindiging van je stage of onderzoek. Als je niet wordt geselecteerd voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, bewaren we je persoonsgegevens graag één jaar na afwijzing, maar alleen als we daarvoor jouw voorafgaande toestemming hebben ontvangen. Indien je geen toestemming verleent, bewaren we je persoonsgegevens maximaal vier weken na afwijzing.

Heb je vragen?

Je kunt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van je persoonsgegevens. Zo heb je het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens of vragen dit gebruik te beperken. Neem voor al deze vragen contact op via @email.

Wijzigingen

Als de Privacyverklaring Sollicitanten wordt gewijzigd, zal de dan geldende Privacyverklaring van toepassing blijven op de dan lopende sollicitatieprocedures. Een herziene Privacyverklaring Sollicitanten zal gelden voor sollicitatieprocedures die na datum herziening starten. Deze verklaring is opgesteld op 6 maart 2023

Heb je een klacht?

Als je klachten hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan kun je contact met ons opnemen door een mail te sturen naar @email. Wij zullen de klacht in behandeling nemen en er alles aan doen om deze op te lossen. Als dat naar jouw idee toch niet het geval is, dan kun je als je dat wilt altijd contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl