Bestuurssecretaris - tijdelijke vervanging

Functieomschrijving

Bestuurssecretaris (interim) voor het Mediacollege Amsterdam (1,0 fte)
Vanwege tijdelijke vervanging is het Mediacollege Amsterdam (Ma) met spoed op zoek naar een enthousiaste en gedreven bestuurssecretaris (m/v) voor de ondersteuning van het College van Bestuur (CvB).

Past deze baan bij jou?
Ten behoeve van het CvB bied je ondersteuning aan op bestuurlijk terrein en weet je gemakkelijk verbindingen te leggen tussen het CvB en de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het tijdig treffen en bewaken van voorbereidingen t.b.v. bestuurlijke processen. Je brengt gevraagd en ongevraagd bestuurlijk advies uit. Daarnaast vertaal je nieuwe wet- en regelgeving naar beleidsadviezen. Je neemt beslissingen bij de servicegerichte ondersteuning van het CvB, het opstellen van beleidsnotities, rapportages, verslagen/notities en notulen van de Raad van Toezicht, de voorbereiding van beleidsvoorstellen voor Good Governance en het bewaken van het besluitvormingsproces.

Resultaatgebieden
Beleidsmatige voorbereiding en ondersteuning

• Gevraagd en ongevraagd formele schriftelijke reacties t.b.v. externe en interne betrokkenen voorbereiden;
• Ondersteuning bieden aan een adequate en tijdige communicatie van (beleids)informatie en (voorgenomen) besluiten vanuit het CvB naar de relevante gremia;
• Bijdrage leveren aan het meerjarenplan van de organisatie;
• Schrijven en redigeren van beleidsnotities, rapportages, verslagen/notities, evaluaties en notulen van de Raad van Toezicht;
• Beheren van de bestuurlijke agenda en toezicht houden op de uitvoering van de door het CvB genomen besluiten.

Beleidsadvisering op bestuurlijk en juridisch terrein

• Gevraagd en ongevraagd adviseren op bestuurlijk en juridisch terrein;
• Nieuwe wet- en regelgeving vertalen naar organisatiebeleid;
• Aansluitend op Good Governance beleidsvoorstellen en samenwerkingscontracten met externen voorbereiden.

Kwaliteits- en procesbewaking t.a.v. besluitvorming

• Voortgang bewaken op het besluitvormingsproces binnen het CvB (incl. de RvT, de OR, de Studentenraad en het MT) en verantwoordelijk voor de schriftelijke verantwoording hiervan;
• Zorgdragen voor de uitvoering van werkzaamheden, die voortvloeien uit de door het CvB genomen besluiten;
• Contacten onderhouden met leidinggevende binnen de organisatie t.b.v. bevordering van tijdige doorgang van processen.

Verslaglegging en uitvoering n.a.v. besluiten

• Inhoudelijk de vergaderingen van RvT/CvB/MT voorbereiden: vergaderstukken en (achtergrond)informatie verzamelen, annotaties, discussienota’s, adviezen opstellen en relevante agendapunten aandragen;
• Toelichtingen geven op adviezen of relevante onderwerpen en algemene beleidsbesluiten uitwerken;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van het bestuurlijk proces.

Functie-eisen