1. Vacatures
  2. Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden

Helaas, deze vacature staat inmiddels niet meer online

Kijk gerust verder naar andere vacatures.

Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden

Interesse? Kijk snel verder

10 maanden geleden

Arbeidsvoorwaarden

Standplaats:
Den Dolech, Eindhoven, Noord-Brabant
Dienstverband:
Vast contract
Uren per week:
40 - 40 uur
Opleidingsniveau:
HBO
Aantal jaren werkervaring:
2-5 jaar

Functieomschrijving

Technische Universiteit Eindhoven heeft een vacature voor een


Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden



Binnen ESA worden alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e uitgevoerd door het Center for Student Administration (CSA). Binnen het CSA is een vijftal teams werkzaam:
  • 1. in-, door- en uitstroom
    2. onderwijsplanning
    3. bureau buitenland
    4. functioneel beheer
    5. studievoortgang.

Het team In-, Door- en Uitstroom ondersteunt en coördineert het inschrijfproces voor onze studenten. Daarnaast regelen we alles wat daarbij hoort zoals collegegelden, bekostiging van de TU/e door de overheid, uitschrijven, toelating, studiekeuzecheck en nog veel meer. We zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening met betrekking tot onze processen en zijn het aanspreekpunt voor zowel de studenten als de faculteiten. Onze werkzaamheden worden gekenmerkt door een piekperiode die ligt in de zomermaanden van juli tot en met september.

Over de functie van Procescoördinator
Je bent verantwoordelijk voor het goed functioneren van de financiële administratie rondom intro collegegeld en notebook. Je hebt een coördinerende rol en zorgt voor een planning zodat de verschillende werkzaamheden op elkaar zijn afgestemd en tijdig worden uitgevoerd door jou en een tweede verantwoordelijke binnen het team. Je waarborgt de kwaliteit van de administratie door de processen en procedures te bewaken en bij te sturen wanneer dat nodig is. Je bent verantwoordelijk voor de procedures, procesbeschrijvingen en werkinstructies. Je geeft advies aan jouw teamleider over de procedures en het proces en je bent inhoudelijk de expert. Vanuit jouw expert rol informeer je ook de rest van het team en je zorgt ervoor dat hun kennis up to date is. Jij regelt dat de processen goed zijn afgestemd met de Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ) en de accountant. Je zorgt voor de financiële rapportage vanuit OSIRIS richting DFEZ en de accountant. Naast coördinerende en adviserende taken heb je samen met een andere collega ook een aantal uitvoerende taken, zoals onder andere, het verwerken van bankafschriften, zorgdragen voor restitutie en terugbetalingen, afhandelen van storneringen, uitschrijven van studenten en het uitvoeren van de incasso voor de collegegelden. Je bent verantwoordelijk voor tijdige en correcte in/excasso van intro-, notebook- en collegegelden.

De werkzaamheden zijn:
  • coördineren financiële administratie collegegeld, notebook en intro alsmede zorgdragen voor afstemming tussen grootboek- en detailadministratie;
  • opstellen, bewaken en indien nodig bijsturen van de administratieve procedures rondom de financiële administratie van collegegeld, notebook en intro;
  • geven van advies over en het ontwikkelen van (verbeter)voorstellen voor het proces rondom intro, notebookparticipatie en collegegelden;
  • opstellen managementrapportages inzake collegegeld, notebook en intro;
  • verwerken afschriften collegegeld, notebook- en intro –gelden;
  • zorgdragen voor de correcte en tijdige inning van het collegegeld en afhandelen van storneringen;
  • zorgdragen voor de restitutie van het collegegeld bij uitschrijving en voor overige terugbetalingen;
  • verwerken afschriften collegegeld, notebook- en intro –gelden;
  • controleren van de te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid en consistentie, onregelmatigheden signaleren binnen het proces en de verschillende systemen en waar nodig zelfstandig inzetten van acties om zaken op te lossen;
  • zorgdragen voor een goede afstemming van het proces rondom collegegeld notebook en intro gelden tussen de dienst Education and Student Affairs (ESA) en de Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ);
  • verwerken van in- en uitschrijvingen studenten;
  • coördineren en uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom notebook en intro;
  • informeren en adviseren van studenten en medewerkers over complexe vraagstukken m.b.t. de financiële administratie van college-, notebook- en introgelden.
  • adviseren van Teamleider in door en uitstroom en andere collega’s over de financiële administratie rondom collegegeld, notebook en intro.

Functie-eisen

Wij zoeken een kandidaat die voldoet aan de volgende eisen:

  • kennis van en ervaring met financiële processen en systemen;
  • kennis van een financieel systeem is randvoorwaarde, bij voorkeur Oracle Financials;
  • kennis van een onderwijsregistratie systeem, bij voorkeur OSIRIS is een pre;
  • beschikt over een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur financieel/economisch;
  • in staat zijn om een schakelfunctie te vervullen tussen de diensten Education and Student Affairs en de Dienst Financiële Zaken;
  • goede computervaardigheden;
  • zelfstandige en dienstverlenende (klantvriendelijke) instelling;
  • uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels;
  • organisatietalent, een proactieve houding, accuratesse, flexibiliteit en goede contactuele eigenschappen;
  • 'teamplayer';
  • gedreven;
  • sterk analytisch vermogen.

Wij zoeken een collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan een hoogwaardige, professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e richten we onze begeleiding op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student.

Arbeidsvoorwaarden

De functie is ingedeeld in het functieprofiel Medewerker studentzaken 2

Wij bieden een fulltime (1,0 fte) aanstelling. Het salaris bedraagt afhankelijk van leeftijd en ervaring, minimaal € 2.465,00 en maximaal € 3.292,00 bruto per maand (schaal 8) op fulltime basis. Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende financiële omstandigheden kan het dienstverband worden verlengd met uitzicht op een vast dienstverband.

Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.

Sollicitatieprocedure

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met dhr. B. Viveen, tel: 040-2474975, e-mail: bviveen@tue.nl.

Solliciteren op de functie van Procescoördinator financiële administratie
Je motivatiebrief en CV kunnen digitaal verstuurd worden tot en met 23 maart 2018 door gebruik te maken van de sollicitatiepagina. De reacties worden regelmatig doorgenomen dus mogelijk ontvang je voor de sluitingsdatum al een bericht.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.


Trefwoorden: Finance, Financieel, Financiële Administratie, Financieel Coördinator, Manager Financiële Administratie, Teamleider Financiële Administratie

Bedrijfsomschrijving

De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.