Delft

Junior secretaris directie

14.09.2022
  • WO
  • 0-2 jaar
  • Vast

Rijkswaterstaat

Functieomschrijving

Junior secretaris directie

Junior secretaris directie
Als secretaris van een directeur en het managementteam bij Rijkswaterstaat Centrale Informatievoorziening (CIV) heb je een bijzondere en onmisbare positie. Zorg jij ervoor dat de directie en het management optimaal kunnen functioneren? Zowel op organisatorisch als inhoudelijk vlak? En treed jij van nature op als adviseur richting het management? Dan komen wij graag met jou in contact!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Communiceren, afstemmen en het creëren van draagvlak en consensus: dat kun jij als junior secretaris van de directeur en het managementteam (MT) van de directie Bedrijfsvoering en Inkoop als de beste. Daarnaast vervul jij de rol van adviseur voor de afdeling Kwaliteit en Processen. Dankzij jouw politiek-bestuurlijke antenne weet je precies wat er speelt in de organisatie. Je deelt deze informatie tijdig met jouw directeur en het MT zodat er op ingespeeld kan worden. Het spreekt voor zich dat je discreet en diplomatiek met deze kennis omgaat. Dankzij jou is het MT in staat om doeltreffend te handelen.

De directeur en de leden van het MT kunnen, gevraagd en ongevraagd, rekenen op jouw procesmatige adviezen. Je handelt hierbij proactief en signaleert knelpunten. Schakelen tussen strategische en tactische zaken en de dagelijkse praktijk gaat je goed af. Zijn er vragen, (nieuwe) wensen of verzoeken die de directie raken? Dan treed jij op als klankbord en poortwachter voor de directeur en het MT. Door jouw grote netwerk binnen onder meer CIV en Rijkswaterstaat als geheel weet je welke vraagstukken er leven binnen het werkveld van de directie. Je verbindt zaken, bevordert een adequate voorbereiding en afhandeling van de interne besluitvorming en ziet toe op de naleving ervan. Een verantwoordelijke en structurerende rol die jij graag oppakt.

Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je bereidt in- en externe overleggen en presentaties van de directeur voor. Denk hierbij aan de wekelijkse agenda van het MT, annotaties voor data-gerelateerde overleggen en PR-materiaal voor medewerkersbijeenkomsten. Je verricht redactionele werkzaamheden, organiseert werkbezoeken en evenementen en coördineert directiebrede activiteiten. Waar nodig werk je hierbij nauw samen met de secretarissen van de overige directies van de CIV. Daarnaast bereid je de korte- en lange termijn agenda van het MT voor en borg je de kwaliteit van de inhoudelijke stukken. Ook vervul je een aanjagende rol in de financiële monitoring en besturing van de directie. Je zorgt voor de MT verslaglegging en communicatie daarover, bewaakt gemaakte afspraken en stuurt waar nodig bij. Zo draag je bij aan een effectieve en gestructureerde besluitvorming.

Naast de rol van secretaris ben je een organisatie adviseur. De opdrachten die je aanneemt lopen vaak niet langer dan een jaar en zijn zeer divers. Thema’s als verbinden, wendbaarheid en zakelijkheid staan daarbij hoog op de agenda. Je gaat doorgaans met een directe collega in samenwerking aan de slag om een verandering te bewerkstelligen. Samen met het management ga je de noodzakelijke transities concretiseren. Denk daarbij aan de noodzakelijke besluitvorming voorbereiden, het bewustwordingsproces op gang brengen bij de medewerkers of de stuur- en verantwoordingsvariabelen inrichten.

Wat wij aan jou waarderen
Je combineert de rol van secretaris met die van organisatie adviseur, je hebt zelf veel vrijheid in hoe je hierin je tijd verdeelt. Als junior secretaris directie kun je een vraagstuk analyseren en denk je in oplossingen. Je bent overtuigend en organisatiesensitief. Omdat jij weet wat er speelt kun je vraagstukken snel signaleren en hier op inspelen. Je bent creatief, kunt zaken aan elkaar koppelen en vertalen naar de praktijk. Daarnaast weet je het overzicht te houden in een zeer dynamische omgeving en kun je meebewegen met veranderingen.

Meer weten?
Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden. Alle gesprekken vinden momenteel online plaats. Wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie? Bel of WhatsApp met Lotta Mazer junior secretaris directie op 06-11301063. Zij is wel op vakantie van 4 tot en emt 15 juli, maar staat je daarna graag te woord. Natuurlijk kan je in deze periode contact opnemen met Bianca ter Koele, adviseur Werving en Selectie via 06-53274682.

Vacaturenummer: CIV-22-027

Functie-eisen

  • je hebt een afgeronde wo-opleiding, bijvoorbeeld richting organisatiewetenschappen;
  • je beschikt over één á twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • je kunt goed netwerken en samenwerken en bent in staat een goede en transparante relatie op te bouwen op managementniveau.

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau
: Schaal 11
Salaris: Min €3503 - Max €5343 bruto per maand. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek.
Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Minimaal aantal uur per week 36
Maximaal aantal uur per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Meer informatie

  • je standplaats is Delft. Bij Rijkswaterstaat werken we volgens de richtlijnen van de overheid. Dit betekent dat we zoveel mogelijk thuis werken en maximaal de helft van de tijd op een Rijkswaterstaat kantoor of locatie als dit meerwaarde voor jou heeft;
  • de (online) selectiegesprekken vinden plaats op een nader te bepalen datum;
  • een (online) voorselectietest of een assessment kan onderdeel zijn van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, kan eveneens deel uitmaken van het sollicitatieproces. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.

Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland.

Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.

Hybride solliciteren
Dit houdt in dat alle eerste kennismakings- en/of selectiegesprekken online plaatsvinden via Microsoft Teams. Het vervolg- en/of arbeidsvoorwaardengesprek wordt daarna zoveel mogelijk op locatie gedaan. Heb je dit liever online? De adviseur Werving en Selectie neemt contact met je op en inventariseert jouw wensen hierin. Meer informatie kun je terug vinden via de pagina Solliciteren.

Acquisitie op onze vacatures wordt niet in behandeling genomen.

Jouw toekomstige afdeling
Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen de Centrale Informatievoorziening (CIV)? Dit organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor alles op het gebied van informatievoorziening (IV). In een wereld waarin big data nieuwe informatie uit een grote hoeveelheid gegevens kan genereren, vindt CIV nieuwe oplossingen om onze infrastructuur beter te benutten en waarin gezorgd wordt voor een slim, veilig en duurzaam (water)wegennet. Zowel binnen als buiten Rijkswaterstaat is CIV actief en streeft CIV ernaar een gewilde partner te zijn in de IV-dienstverlening.

In totaal werken 1.060 mensen binnen CIV, verspreid over vier directies: Ontwikkeling & Services, Inwinning & Gegevensanalyse, Informatievoorziening Netwerken en Bedrijfsvoering & Inkoop.

Kwaliteit en Processen
De afdeling Kwaliteit en Processen (K&P) van de directie Bedrijfsvoering, Inkoop en Strategie houdt zich steeds meer bezig met het ontzorgen van het management als het gaat om verandertrajecten. We jagen veranderingen aan en stimuleren het werken en denken vanuit klantwaarde. Op basis van bestaande werkwijzen helpen wij het management op dit moment bijvoorbeeld met het inrichten van een corporate dashboard. We staan aan de vooravond van nog meer datagedreven werken en het standaardiseren van informatie over ons areaal.

Vragen over de inhoud van deze vacature?
Maaike van den Akker, afdelingshoofd Kwaliteit en Processen
06-21227104

Sollicitatieprocedure

  • Solliciteren en selectie
  • Reageer op de vacature met je cv en motivatiebrief. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen. Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt.
  • E-assessment
  • Voor sommige functies is een online assessment onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn.
  • Digitale selectiedag
  • We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een digitale selectiedag waar je maximaal twee gesprekken voert. Afhankelijk van de functie kan een rollenspel ook een onderdeel zijn van de selectiedag.
  • Terugkoppeling
  • Na de selectiedag krijg je een terugkoppeling van ons en bespreken we of wij een match zijn.
  • In dienst
  • Je manager nodigt je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek (telefonisch). Je krijgt te horen waar en wanneer je kunt beginnen met je nieuwe baan bij Rijkswaterstaat. Welkom aan boord!

Direct solliciteren
Je kunt reageren tot 17 oktober 202

Salaris (Min-Max)

€3503 - €5343

Gewenste uren (Min-Max)

36 - 36