1. Vacatures
  2. Adviseur Bestuurlijke Processen

Helaas, deze vacature staat inmiddels niet meer online

Kijk gerust verder naar andere vacatures.

Adviseur Bestuurlijke Processen

3 maanden geleden

Arbeidsvoorwaarden

Standplaats:
De Boelelaan, Amsterdam, Noord-Holland
Dienstverband:
Vast contract
Uren per week:
38 - 38 uur
Opleidingsniveau:
WO
Aantal jaren werkervaring:
2-5 jaar

Functieomschrijving

De VU is op zoek naar een

Adviseur Bestuurlijke Processen
Op het Snijvlak van strategie, beleid en bedrijfsvoering.
Die bijdraagt aan een slagvaardige en wendbare VU.

De VU
Aan de VU studeren circa 30.000 studenten en werken meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs, onderzoek en valorisatie.

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar vanuit verschillende disciplines en achtergronden wordt samengewerkt aan innovaties en nieuwe inzichten. Het onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Om de strategische doelstellingen te realiseren en adequaat in te kunnen spelen op maatschappelijke veranderingen en ontwikkelingen, is een daadkrachtige VU nodig. Met de strategische ambitie ‘Slagvaardig en Wendbaar’ wordt gewerkt aan een VU waar heldere keuzes via snelle besluitvorming, een efficiënte manier van werken, met korte lijnen en goed belegd mandaat en eigenaarschap centraal staan.

Gezocht wordt nu naar een adviseur bestuurlijke processen, die in lijn van deze ambitie bijdraagt aan een slagvaardige en wendbare VU.

De functie en de uitdaging
Als adviseur bestuurlijke processen ben je betrokken bij de inrichting en uitvoering van VU-brede (be)sturing en verantwoording. Je adviseert het College van Bestuur (CvB) over vraagstukken op het gebied van bestuurlijke (beleids)processen en bedrijfsvoeringsprocessen en draagt bij aan het zoveel mogelijk terugdringen van bureaucratie. Deze vraagstukken raken vaak aan het instellingsbeleid en ook aan de implementatie van de VU Strategie. Je bent een verbindende schakel tussen het CvB en de faculteiten en diensten. Daarnaast voer je regie op de uitvoering en samenhang van de verschillende VU projecten en processen. Je begeeft je op het snijvlak van strategie, beleid en bedrijfsvoering. Jouw aandachtsveld betreft het domein van de bedrijfsvoeringsprocessen. Concreet betekent dit het volgende:

Het organiseren van ‘het goede gesprek’
In bestuurlijke overleggen stemmen CvB en faculteiten en diensten strategie en realisatie met elkaar af. Onderleggers hiervoor zijn formats van jaar- en meerjarenplannen en rapportages. Om zowel vanuit verantwoordingsperspectief als ook ontwikkelgericht met elkaar te kunnen reflecteren en vooruitkijken, is er voortdurend aandacht voor het verder verfijnen en aanscherpen van effectieve onderleggers die leiden tot ‘het goede gesprek’.

Jij bent verantwoordelijk voor de procesmatige en inhoudelijke voorbereiding van deze overleggen. Dit betekent dat je in de rol van coördinator zorgt voor de tijdige en juiste aanlevering van benodigde input vanuit de gehele organisatie. Daarnaast ben je óók de aanjager en architect van verbeteringen die leiden tot een meer effectieve en efficiënte informatievergaring. Je verdiept je in de universiteit als organisatie en de parameters voor sturing en weet deze te vertalen naar concrete verbeteringen in de informatie-uitvraag. Je hebt een scherp oog voor hoe strategie en bedrijfsvoering interfereren en voor het verminderen van bureaucratie en administratieve lasten. Je bent analytisch, initiatiefrijk, oplossingsgericht en weet partijen te verleiden tot nieuwe inzichten, andere manieren van kijken en werken.

Het coördineren én leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het jaarverslag
De werkzaamheden rondom het jaarverslag pieken in de maanden november tot en met april. Een jaarlijks terugkerende cyclus, voor alle betrokkenen een inspannend proces dat een heldere tijdsplanning en goede afstemming behoeft.

In de rol van procescoördinator zorg je voor een soepele totstandkoming van het VU jaarverslag. Je communiceert helder over tijdsplanningen en zorgt voor een efficiënt en gestroomlijnd proces waarbij duidelijk is welke informatie van wie gevraagd wordt. Het jaarverslag is een co-productie van alle diensten van de VU. De Dienst Financiën is verantwoordelijk voor de financiële hoofdstukken. Jij ben inhoudelijk auteur van het hoofdstuk ‘over de VU’ en eindredacteur van het inhoudelijke deel van het jaarverslag. Dit vereist dat je helder, compact en vlot schrijft in zowel Nederlands als Engels.

Het optimaliseren van de VU-brede dienstverlening
Eens in de 3 jaar wordt de kwaliteit van de VU-brede dienstverlening onder de loep genomen. Als projectleider organiseer je de ‘VU-Service Scan’, evalueer je de uitkomsten en entameer en coördineer je concrete verbetervoorstellen.

Het optimaliseren van bestuurlijke (beleids)processen
De VU kent jaarlijks een groot aantal structureel terugkerende processen en activiteiten, waaronder de p&c cyclus, jaarverslag, de bestuurlijke overleggen, de overleggen met de medezeggenschap, Raad van Toezicht, etc. Verwacht wordt dat met een meer multidisciplinaire en overall aanpak synergie in processen en activiteiten gerealiseerd kan worden en een vermindering van de (administratieve) werkdruk door de keten van activiteiten en besluitvormingsdossiers slimmer te plannen en op elkaar te laten aansluiten.

Als projectleider ‘VU jaarkalender’ organiseer je de analyse en aanpak hiervan. Vanuit een integrale en multidisciplinaire blik overzie je het geheel aan processen en activiteiten en pak je een sturende en ontwerpende rol in de advisering over optimalisering en vereenvoudiging waar mogelijk. Je weet met heldere analyses een breed en relevant stakeholderveld te enthousiasmeren zich aan te sluiten en concreet mee te laten denken en werken.

Jouw functie is uniek: je bent de enige die werkt vanuit het brede bedrijfsvoeringsperspectief. Je werkt daarvoor in nauwe samenwerking met de portefeuillehouder bedrijfsvoering van het CvB, die je met raad en daad terzijde staat. Het spreekt voor zich dat je vanuit je functie een actieve rol in de VU-brede werkgroep ‘Slagvaardig en Wendbaar’ hebt.

Samenvattend:
De functie van adviseur bestuurlijke processen is een veelzijdige functie in een vooraanstaande kennisorganisatie, waarin je dicht bij het bestuur opereert, op het snijvlak van strategie, beleid en bedrijfsvoering. Vanuit verschillende rollen (adviseur, projectleider, coördinator, auteur, aanjager, architect, …) en op verschillende niveaus werk je aan procesoptimalisatie en draag je bij aan een slagvaardige en wendbare VU. Hierbij is de uitdaging om in een groot en dynamisch krachtenveld van autonome professionals veranderingen op soepele wijze te realiseren. Een mooie uitdaging voor een stevige persoonlijkheid die met kennis van zaken, overtuigingskracht en de kunst van de verleiding verschillen van inzicht en perspectieven kan overbruggen.

De Positionering
Als (beleids)adviseur bestuurlijke processen maak je deel uit van de afdeling Beleid en Bestuurlijke ondersteuning (BBO) van de dienst Bestuurszaken. BBO is verantwoordelijk voor strategische en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Bij BBO werken 15 bestuurssecretarissen en beleidsadviseurs. De beleidsmedewerkers zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoek, valorisatie, instellingsstrategie, externe betrekkingen, strategische samenwerkingen, wetenschappelijke integriteit én bedrijfsvoering.

De afdeling BBO vormt samen met de afdelingen Bestuurlijke en Juridische Zaken, Management en Ondersteuning, en Documentmanagement en Archief, en de VU Grants Office de dienst Bestuurszaken (BZ). De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht. Werken bij de VU betekent dat je meewerkt aan het dagelijks bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij de dienst werken in totaal 70 medewerkers. Lees ook: Bestuurszaken - Vrije Universiteit Amsterdam (vu.nl)

Functie-eisen

  • Afgeronde WO-opleiding;
  • Aantoonbare ervaring in het coördineren van processen en projecten, met veel stakeholders en in een grote organisatie;
  • Minimaal 3 jaar ervaring met het optimaliseren van bestuurlijke en/of bedrijfsvoeringsprocessen;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

Competenties

  • Je houdt overzicht en samenhang in de gaten;
  • Je bent analytisch sterk en weet te vertalen naar concrete voorstellen en oplossingen;
  • Je bent initiatiefrijk, betrekt je omgeving en werkt oplossingsgericht;
  • Je bent een samenwerker en verbinder;
  • Je beschikt over stijlflexibiliteit, er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden.

De ideale kandidaat heeft interesse in en ervaring met strategie en bedrijfsvoering en pakt op natuurlijke wijze een actieve rol bij het optimaliseren van processen. Gedacht wordt aan kandidaten uit een publieke omgeving, met interesse wordt óók uitgekeken naar kandidaten met bijvoorbeeld een achtergrond bij adviesbureaus of ervaring in de zakelijke dienstverlening.

Wat Biedt de VU
VU Amsterdam biedt je een unieke functie die je zelf nog kunt invullen en vormgeven!

Inschaling vindt plaats in schaal 12 (CAO Nederlandse Universiteiten). Dit betekent een maximum salaris van € 5.826,- bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals maximaal 41 vakantiedagen (bij een voltijds dienstverband) , 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering, een ruime bijdrage aan de ABP pensioenregeling en keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.

De VU biedt een arbeidsovereenkomst voor een periode van 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

De Procedure
VU Amsterdam wordt in deze procedure begeleid door Merwede Executive Search. Uw sollicitatiebrief, voorzien van motivatie en curriculum vitae, kunt u tot en met zaterdag 23 juli sturen naar danielle.bogie@merwedeexecutivesearch.nl. Voor meer informatie over de vacature kunt u contact opnemen met drs. Danielle Bogie op telefoonnummer 06 24788503.

Spoedig na het verstrijken van de sluitingstermijn worden kandidaten uitgenodigd voor een eerste selectiegesprek. Na een voorselectie door Merwede Executive Search worden kandidaten voorgedragen aan de opdrachtgever. De eerste gesprekken bij VU Amsterdam vinden plaats op dinsdag 31 augustus. Een eventueel vervolggesprek op vrijdag 3 september. Een assessment, het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, zoekmachines en sociale netwerken, kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Trefwoorden: procesoptimalisatie, Strategische bedrijfsvoering, schrijven en redigeren, Strategy & Operations, coördineren, Strategy & Business, adviseren, Strategy & Organization, strategie, strategisch, bedrijfsvoering