Company Secretary / HR Global Grievances / Office Manager

Voor een internationale holdingstructuur zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en integere professional voor de gecombineerde rol van Company Secretary / HR Global Grievances / Office Manager.

In deze veelzijdige functie beweeg je je op het snijvlak van juridische governance, office management en vertrouwelijke HR-processen. Je ondersteunt meerdere (internationale) entiteiten en fungeert als verbindende schakel tussen bestuur, aandeelhouders, HR en externe partijen.

Als Company Secretary ben je verantwoordelijk voor de volledige ondersteuning van bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen. Je stelt formele notulen en besluiten op, bewaakt actiepunten en zorgt voor een correcte vastlegging van corporate governance. Daarnaast onderhoud je het contact met externe instanties zoals de Kamer van Koophandel en zorg je voor naleving van Nederlandse regelgeving, waaronder KVK- en UBO-verplichtingen. Ook beheer je aandeelhoudersregisters, volmachten (PoA’s) en coördineer je legalisaties en notariele processen.

Naast de juridische component heb je een belangrijke rol in het office management. Je zorgt ervoor dat het kantoor soepel draait: van documentbeheer en correspondentie tot het organiseren van vergaderingen, facilitaire zaken, leveranciers en factuurafhandeling. Je bent het eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende praktische en organisatorische vragen.

Tot slot ondersteun je de centrale HR-functie bij global HR grievance-procedures. Je beheert vertrouwelijke meldingen, onderhoudt het registratiesysteem, coördineert afspraken en verzorgt de administratieve en financiële afhandeling van onderzoeken. Discretie, zorgvuldigheid en betrouwbaarheid zijn in dit onderdeel van de functie essentieel.

Je beschikt over een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in (bedrijfs‑)juridische richting, notarieel recht of bedrijfskunde. Je hebt enkele jaren ervaring opgedaan in een rol als company secretary, paralegal, legal support of vergelijkbare functie, idealiter binnen een internationale of corporate omgeving.

Je hebt een goede kennis van het Nederlandse ondernemingsrecht en bent bekend met governance‑structuren, KVK‑procedures en UBO‑registraties. Je werkt zeer nauwkeurig, bent organisatorisch sterk en voelt je comfortabel in het samenwerken met senior stakeholders zoals bestuurders en HR-leidinggevenden.

Verder herken jij jezelf in het volgende:

• Je gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie
• Je schakelt moeiteloos tussen juridisch-inhoudelijke, administratieve en organisatorische taken
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en proactief
• Je communiceert professioneel en helder in Nederlands en Engels

Zoek je een brede, verantwoordelijke rol waarin juridische kwaliteit, structuur én vertrouwen centraal staan, dan is deze functie een uitstekende volgende stap.

De organisatie is actief binnen de internationale industriële sector, met een sterke focus op zware industrie en productie, waaronder met name staal- en metaalgerelateerde activiteiten. Het betreft een kapitaalintensieve, wereldwijde industrie waarin productie, handel en holdingstructuren nauw met elkaar verweven zijn en waarin meerdere juridische entiteiten en deelnemingen opereren vanuit verschillende landen.

De sector kenmerkt zich door een hoge mate van regulering, compliance en governance, mede vanwege de schaalgrootte, internationale footprint en maatschappelijke impact van de activiteiten.

Zaken als board governance, aandeelhoudersstructuren, transparantieverplichtingen, integriteitsbeleid en verantwoord ondernemerschap zijn structureel onderdeel van de bedrijfsvoering. Daarnaast speelt ethiek en compliance een steeds prominentere rol binnen deze industrie. Meldingen rondom gedrag, integriteit en arbeidsrelaties vragen om een zorgvuldige, vertrouwelijke en professionele afhandeling op internationaal niveau. Dit maakt de ondersteuning van HR grievance‑processen een essentieel onderdeel van de organisatie.

Werken binnen deze branche betekent opereren in een omgeving die enerzijds industrieel, complex en internationaal is, en anderzijds vraagt om strakke structuren, nauwkeurige vastlegging en consistente besluitvorming. 

Voor professionals die zich thuis voelen in een corporate setting binnen de zware industrie, waar juridische kwaliteit, discretie en betrouwbaarheid cruciaal zijn, biedt deze sector een inhoudelijk uitdagende en stabiele werkomgeving.

• Een uitstekend salaris;
• Een werkweek tussen de 32 en 40 uur;
• Bonusregeling;
• Prima pensioenregeling;
• Reiskostenvergoeding.