Manager HR Servicedesk en Personeelsbeheer

Wil jij als manager bouwen aan een toekomstbestendige HR-dienstverlening? Kun jij richting geven aan een nieuwe afdeling, medewerkers meenemen in verandering en zorgen voor uniforme, betrouwbare HR-processen? En wil jij een sturende rol spelen in het verbeteren van de kwaliteit, standaardisatie en efficiëntie van onze HR-processen, in nauwe samenwerking met de faculteiten en eenheden als klant? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Jouw rol
Als Manager HR Servicedesk en Personeelsbeheer geef je leiding aan de twee teams HR Servicedesk en Personeelsbeheer, gezamenlijk circa 25 fte groot (35 medewerkers). De HR Servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden bij HR-vragen, geeft ondersteuning bij HR-processen en zet verzoeken door naar de juiste HR-specialisten. Het team Personeelsbeheer beheert de HR-administratie en behandelt meer complexe vraagstukken op het gebied van personele regelingen.

De komende periode staat in het teken van een belangrijke stap: per 15 juni organiseren we de operationele HR-taken in één nieuwe afdeling, twee teams. Een nieuw team, waarbij de medewerkers die deze taken reeds vervullen in de faculteiten en eenheden, worden gecentraliseerd. Jij speelt hierin een sleutelrol. Je begeleidt medewerkers in deze overgang, creëert duidelijkheid en vertrouwen en zorgt tegelijkertijd dat de dienstverlening betrouwbaar en continu blijft. Na de formele centralisatie ligt de nadruk op het aanbrengen van structuur en rust, het verder uniformeren van werkwijzen en het versterken van de samenwerking met de faculteiten en andere stakeholders. Samen met het team bouw je stap voor stap aan een professionele en toekomstbestendige HR-dienstverlening.

De uitdaging waar je aan gaat werken
De komende periode staat in het teken van de verdere inrichting en doorontwikkeling van de nieuwe afdeling. Op dit moment werken faculteiten en eenheden nog met eigen personeelsadministratieteams, elk met hun eigen processen en werkwijzen. De bundeling in een nieuw team vraagt om heldere processen, duidelijke afspraken en een manager die met overzicht en daadkracht richting geeft aan verandering. Je opereert op tactisch-operationeel niveau en stuurt op prestaties, kwaliteit en continu verbeteren, met als doel te groeien naar uniforme, digitale en klantgerichte HR-dienstverlening.

Het samenbrengen van teams met verschillende achtergronden en werkwijzen vraagt om een manager met organisatorische sensitiviteit. Je onderkent dat gezamenlijk organiseren niet alleen een procesmatige verandering is, maar ook impact heeft op medewerkers, samenwerking en de relatie met faculteiten. Je weet hierin zorgvuldig te balanceren tussen luisteren, verbinden en richting geven.

Tegelijkertijd borg je samen met het team de continuïteit van de dagelijkse operatie. Je bewaakt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening en stuurt op verdere professionalisering van werkwijzen en samenwerking, binnen de kaders van beleid, cao en wet- en regelgeving.

Je rapporteert aan de Manager HR Service Centre en werkt intensief samen met andere afdelingen (onder andere Salarisadministratie, Recruitment en Functioneel Beheer), HR-adviseurs, IT en Finance. Daarnaast onderhoud je actieve werkrelaties met de faculteiten om afspraken te verduidelijken, verwachtingen te managen en de dienstverlening verder te laten landen in de organisatie.

Concreet betekent dit dat je:

• Leiding geeft aan de afdeling HR Servicedesk en Personeelsbeheer en zorgt voor duidelijke sturing, prioritering en samenwerking, met aandacht voor de impact van verandering op medewerkers.
• Medewerkers begeleidt in de overgang naar het nieuwe team en de verdere transformatie van werkprocessen en dienstverlening vormgeeft.
• Borgt dat de HR-werkzaamheden binnen het team correct, tijdig en uniform worden uitgevoerd binnen procedures, cao en wet- en regelgeving.
• Stuurt op standaardisatie, efficiëntie en kwaliteitsverbetering van de dienstverlening.
• Kaders en werkafspraken ontwikkelt, helder communiceert en zorgt voor eigenaarschap en naleving.
• De relatie met faculteiten en andere klanten actief onderhoudt, verwachtingen goed afstemt en de gebundelde dienstverlening duidelijk positioneert.
• Het eerste aanspreekpunt bent voor escalaties en ketenafstemming met onder andere HR-advies, salarisadministratie en functioneel beheer.
• Inzet, capaciteit en taakverdeling organiseert tussen team HR Servicedesk en team Personeelsbeheer.
• Prestaties, doorlooptijden en kwaliteit monitort en gerichte verbeteracties initieert.

"Bij de Radboud Universiteit word je gestimuleerd om je te ontwikkelen als leidinggevende. Dat geeft ruimte om te groeien."
"In de jaren dat ik bij de Radboud Universiteit werk, heb ik steeds de kans gekregen om nieuwe dingen te proberen. Van studieadviseur en buitenlandcoördinator groeide ik door naar afdelingshoofd. Dat vertrouwen van mijn leidinggevenden heeft me veel gebracht en datzelfde vertrouwen probeer ik als leidinggevende ook door te geven aan mijn eigen medewerkers. Ik kijk graag samen waar ze naartoe willen en hoe we dat mogelijk kunnen maken, ook als dat betekent dat iemand tijdelijk bij een andere afdeling aan de slag gaat. Dat is het fijne van een grote organisatie: er zijn altijd genoeg plekken en kansen om iets nieuws te leren.

De Radboud Universiteit stimuleert je ontwikkeling als leidinggevende ook echt. Er zijn leiderschapsprogramma’s en intervisiegroepen waarin leidinggevenden van elkaar leren. Dat geeft ruimte om te groeien, om te reflecteren op je eigen stijl en om met elkaar te sparren over wat goed leiderschap betekent. Wat mij betreft is dat precies wat de universiteit typeert: er is vertrouwen, ruimte en aandacht om samen beter te worden." - Charissa van Mourik,& Projectmanager besparingsprogramma voor de bedrijfsvoering

Wat breng je mee?
Je voldoet aan ten minste één van de twee onderstaande profieleisen:

• Je hebt ruime leidinggevende ervaring binnen een administratieve of operationele omgeving, en ervaring met het optimaliseren en uniformeren van werkprocessen.
• Je beschikt over stevige coördinerende ervaring en weet teams te begeleiden in verandering, met oog voor de mens.

Daarnaast herken je jezelf in dit profiel:

• Je bent procesmatig sterk en kunt verbeteringen vertalen naar concrete, werkbare werkinstructies en duidelijke afspraken.
• Je stuurt het team aan op kwaliteit, structuur en uniformiteit. Je hebt affiniteit met HR-processen en wet- en regelgeving, waarmee je medewerkers goed kunt aansturen.
• Je kunt goed schakelen met verschillende stakeholders en neemt regie in een complexe, veranderende omgeving.
• Je bent communicatief sterk, besluitvaardig en weet mensen mee te nemen in transformatie.

Dit bieden we jou

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van twee jaar. De functie maakt in eerste instantie twee jaar deel uit van de nieuwe HR-structuur, mogelijk wordt dit verlengd.
• Je salaris binnen salarisschaal 11 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41 vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden
Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit op onze website. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. Daarnaast krijg je als medewerker 34% korting op het sport- en cultuuraanbod van de Radboud Universiteit. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.

Hier ga je werken
HR Service Centre – Afdeling Servicedesk en Personeelsbeheer
De afdeling HR Servicedesk en Personeelsbeheer heeft als doel het realiseren van administratieve en beheersmatige HR-werkzaamheden binnen vastgestelde procedures, cao, wet- en regelgeving. De afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanager en speelt een belangrijke rol in het uniformeren en professionaliseren van de HR-dienstverlening. De teams leveren betrouwbare rapportages en zorgen voor compliance.

De HR Servicedesk is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden bij vragen over HR-processen, regelingen en systemen. Het team zorgt voor snelle en efficiënte ondersteuning en draagt bij aan uniforme dienstverlening en hogere medewerkerstevredenheid. Personeelsbeheer beheert de HR-administratie en behandelt meer complexe vraagstukken op het gebied van personele regelingen.

De afdeling HR Servicedesk en Personeelsbeheer valt onder het HR Service Centre waar ook de afdelingen Salarisadministratie, Functioneel Beheer, Arvo adviesdesk en sociale zekerheid en Recruitment onder vallen.

Human Resources
De divisie Human Resources is één van de zes divisies van Radboud Services. Met ruim 1000 medewerkers ondersteunt en faciliteert Radboud Services het onderwijs en onderzoek aan de Radboud Universiteit.

Radboud Universiteit
Bij de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief. Help je ook mee om de wereld een stukje beter te maken? Je bent nodig.

Wil je meer weten over hoe het is om bij de Radboud Universiteit te werken? Volg dan ons Instagramaccount en lees verhalen van onze collega’s.

Is dit de baan voor jou?
Je kunt solliciteren via het sollicitatieformulier op de website. Richt je sollicitatiebrief aan Eveline Huis in 't Veld. In het sollicitatieformulier lees je welke documenten je mee moet sturen met je sollicitatie. We kijken uit naar je sollicitatie.

Gedurende de wervingsperiode worden sollicitaties beoordeeld en in onderling overleg gesprekken gepland. Mogelijk sluit de vacature voor de sluitingsdatum als de juiste kandidaat wordt gevonden. Het is dan niet meer mogelijk om te reageren.

Je treedt bij voorkeur 1 juni in dienst, in verband met de start van de teams HR Servicedesk en Personeelsbeheer op 15 juni. Een latere indiensttreding is in overleg ook mogelijk.

Je bent vast nieuwsgierig naar onze sollicitatieprocedure. Hierin staat globaal beschreven wat je kunt verwachten tijdens de sollicitatieprocedure en hoe wij omgaan met je persoonlijke gegevens en interne en externe kandidaten. Werk je al bij de Radboud Universiteit en heb je twijfels of vragen over intern overstappen? Lees meer over intern solliciteren.

Met deze vacature willen wij zelf onze nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.

Wil je meer weten over deze vacature?
Neem dan contact op met E.H. Huis in 't Veld (Eveline), Manager HR Service Centre via e-mailadres: eveline.huisintveld@ru.nl of telefoonnummer: 06 31 13 26 67

5000+

32-36